Program rozliczania pobytu przedszkolaka


1. Opis całego systemu

2. System RSRejestrator oraz jego wersje.
3. Rodzaje wdrożeń


1. Opis całego systemu
System rozliczania pobytu w przedszkolu służy pracownikom administracji jednostki w rozliczeniu finansowym z opiekunami placówki. Jest on stworzony w celu szybkiego, a przede wszystkim bezbłędnego obliczania należności za pobyt. Rozliczenie to jest oparte o urządzenia służące do rejestracji pobytu, które jednoznacznie pozwala wyliczyć czas pobytu. Dodatkowym atutem jest jego prostota działania oraz niezawodność.
System rozliczania pobytu w przedszkolu można podzielić na 3 główne moduły:
a. Czytnik, który realizuje główne zadanie zliczania i przechowywania informacji o wyjściach i wejściach podopiecznych placówki,
b. Oprogramowanie czytnika Time Attendance pozwalające na zdalne zarządzanie urządzeniem,
c. Oprogramowanie RSRejestrator podstawowy system dokonujący rozliczeń i wykonujący cały proces raportowania.

W płaszczyźnie fizycznej do rejestracji pobytu czasu w przedszkolu wykorzystuje się urządzenia firmy SAFESCAN. Jest to urządzenie wielofunkcyjne – rejestruje wejście/wyjście, ale także przerwę w pobycie. Rejestracja odbywa się za pomocą kart (RFID badges), breloczków (key fobs) lub za pomocą kodu pin, który przy wydaniu karty rodzicom (opiekunom) jest ustalany przez administrację przedszkola. W przypadku braku karty można przedszkolaka zarejestrować pinem lub wyrejestrować, gdy zaewidencjonowany został kartą lub breloczkiem. Rejestracja kartą (breloczkiem) jest szybka (wystarczy przyłożyć kartę do urządzenia czytającego) i jednoznaczna w określeniu czasu i kierunku ruchu przedszkolaka (wyjście/wejście). Dodatkowo można rejestrować czasową nieobecność dziecka w dniu (przerwa w pobycie), gdy zachodzi taka potrzeba.
 
Proponowane urządzenie obsługuje do 1800 dzieci oraz do 80 000 wpisów, co zapewnia w pełni obsługę nawet dużych placówek w przeciągu całego roku przedszkolnego. Praca tego urządzenia odbywa się w czasie rzeczywistym, co eliminuje przypadki nieuczciwego rozliczania. Na czytelnym wyświetlaczu LCD (128x64 pikseli) widać czas oraz kierunek (wejście/wyjście). Ponadto przy wy/-logowaniu widać potwierdzenie skrótu nazwiska przedszkolaka.
 
Czytniki kart są montowane na każdym wejściu do budynku przedszkola, gdzie rejestrują obecność dziecka w danym dniu, a podłączenie do centralnego komputera kablami sieciowymi zapewnia pełną kontrolę nad nimi i ich pracą.

Z centralnego miejsca można nie tylko śledzić ruch, ale i dokonywać korekt w bazach danych urządzeń. Ta „ręczna” korekta odgrywa istotną rolę, gdyż jak pokazuje życie, występuje wiele sytuacji, w której należy ją wykonać (np. rodzic bądź opiekun zapomni zarejestrować/wyrejestrować dziecko w systemie). Centralny system zapewnia dodatkowo informację o liczebności dzieci w dniu. Ten system jest dostarczany przez firmę SAFESCAN wraz z urządzeniami (i jest w jego cenie). Jest on w języku polskim i nie stanowi dla personelu większego problemu w opanowaniu jego działania, gdzie wiele jego elementów jest w postaci kolorowej grafiki.
Dla zapewnienia pełnej kontroli przebywania dzieci w placówce wystarczy jedno urządzenie rejestrujące wejście lub wyjście. W przypadku większej liczby wejść do placówki można zamontować dodatkowe czytniki zapewniające rejestrację pobytu. Centralna instalacja urządzeń pozwala wtedy na sytuację, gdy wejście następuje jednym, a wyjście innymi drzwiami.
 
Niezależnie od liczby czytników cała informacja gromadzona jest na komputerze w placówce, co zapewnia jej pełne bezpieczeństwo przechowywania.
Urządzenia firmy SAFESCAN nie wymagają żadnych innych dodatkowych urządzeń, które by zapewniły w pełni funkcjonalną pracę systemu. Są to stabilne i niezawodne urządzenia, które nie tracą danych nawet w przypadku utraty zasilania i objęte są dodatkowo 3-letnią gwarancją producenta.

2. System RSRejestrator oraz jego wersje.

Podstawowym oprogramowaniem zamontowanym w komputerze centralnym jest autorskie oprogramowanie RSRejestrator, które to komunikuje się z centralną bazą urządzeń i dokonuje analizy na potrzeby administracji przedszkola. Zgodnie z nowymi wymogami pobyt dziecka w przedszkolu jest tylko częściowo bezpłatny, a pozostałą część pobytu muszą opłacać opiekunowie dzieci. RSRejestrator jest oprogramowaniem tak zparametryzowanym, aby każda jednostka mogła indywidualnie dostosować czas bezpłatnego pobytu, stawki za płatny pobyt oraz inne potrzebne parametry do poprawnego rozliczenia tegoż pobytu.
System komunikuje się z centralną bazą systemu rejestracji czasu pobytu, co nie wymaga od personelu przedszkola żadnych działań informatycznych (kopiowanie, importowanie, itp.). Jest on po zalogowaniu do niego od razu gotowy do obliczeń.
Ekran główny aplikacji jest czytelny i przyjazny dla użytkownika, stworzony w nowych technologiach informatycznych. Nie wymaga żadnych dodatkowych działań, a ustalenie zakresu czasowego (z reguły data początku i końca miesiąca poprzedzającego aktualny miesiąc) jest jedynym istotnym „parametrem” przygotowawczym.
Nasze oprogramowanie eksportuje wszystkie zestawienia w następujących formatach:
PDF (Adobe Reader), ODS (Open Office), XLS (MS Excel), XML (powszechny format wymiany danych), RTF (RichText Format jako pliki tekstowe), HTML (przeglądarki internetowej), DBF (pliki bazodanowe) i inne.
Dodatkowo każde zestawienia (np. indywidualne rozliczenie) można przesłać za pomocą e-mail w postaci PDF rodzicom dzieci uczęszczających do danej placówki.
Na podstawie realizowanych zastosowań dostępne są obecnie trzy wersje oprogramowania RSRejestrator:
1. Wersja podstawowa rozliczająca jedynie czas pobytu przedszkolaków,
2. Wersja rozszerzona z punktu 1. o naliczanie dodatkowych opłat (każdych zdefiniowanych przez administrację przedszkola),
3. Wersja najszersza – naliczająca wszystkie opłaty i prowadząca dodatkowo rozliczenie tychże opłat (ewidencja wpłat i rozliczanie wszystkich opłat).
Niezależnie od wyżej wymienionego podziału funkcjonują dwie wersje ze względu na obowiązek (lub jego brak) prowadzenia deklaracji pobytu podopiecznych w placówce. Tak więc są wersje z deklaracjami i bez.
Wersja bez deklaracji wylicza po prostu czas ponad pięciogodzinny darmowy pobyt. Wersja z deklaracjami sprawdza dodatkowo jeszcze z wprowadzoną deklaracją tenże czas pobytu i dokonuje różnych obliczeń w zależności od dodatkowych parametrów ustalonych na początku działania systemu (np. czy dziecko przychodzi na II zmianę, itp.).


3. Rodzaje wdrożeń

W związku z różną interpretacją obowiązujących przepisów oraz różnymi uchwałami podjętymi przez jednostki samorządu terytorialnego wprowadzono zmiany w programie. Zmiany polegają na wielorakim (wykluczającym się) rozliczeniu czasu pobytu dzieci w przedszkolach i to jednostka decyduje w jaki sposób rozlicza ten czas:
1. Na podstawie rzeczywistego pobytu dziecka w placówce w rozliczeniu godzinowym, tzn. np jeśli darmowy pobyt obejmuje godziny 8.00-13.00, to każde wcześniejsze przyprowadzenie dziecka i późniejsze odebranie z placówki sumowane jest w minutach i każda rozpoczęta ponad tolerancję (w min.) godzina podlega opłacie.
- albo -
2. Na podstawie złożonej przez rodzica deklaracji pobytu dziecka w placówce, tzn, posługując się powyższym, przykładem dla placówki o ustalonym darmowym pobycie w godz. 8.00-13.00 i deklaracji rodzica, iż jego dziecko będzie przebywało w godzinach 7.30-15.30 (tj. 8 godzin) i jeśli jego rzeczywisty pobyt będzie w okresie np 7.00-15.00, to opłata zostanie naliczona za 9 godzin (tj. 8 godzin 30 min) jakoby dziecko było do 15.30, gdyż traktuje się godzinę 15.30 jako "gotowość do świadczenia opieki nad dzieckiem". Deklaracje rodziców mogą być zmieniane w dowolnej chwili, a naliczanie wg nowej deklaracji pobytu jest rozliczane od następnego dnia lub od okresu jaki ustali personel przedszkola. Jest ponadto przechowywana "historia" składanych deklaracji dla każdego przedszkolaka.
- albo -
3. Na podstawie rzeczywistego pobytu dziecka w placówce w rozliczeniu godzinowym, tzn. np jeśli darmowy pobyt obejmuje godziny 8.00-13.00, to każde wcześniejsze przyprowadzenie dziecka i późniejsze odebranie z placówki sumowane jest w minutach i każda rozpoczęta ponad tolerancję (w min.) godzina podlega opłacie. Rozgranicza się dzienny pobyt dziecka w ilości rozpoczętych godzin i sumuje dni z pobytem do 1h, do 2h, do 3h, do 4h i pobyt ponad 4h. Po zsumowaniu dni obecności i zastosowaniu odrębnej stawki do każdego pobytu wylicza się średnią dzienną (w układzie liczby dni roboczych w danym miesiącu), a na podstawie takiej średniej wylicza się opłatę.
Z oczywistych przyczyn istnieje możliwość innego rozliczenia i zmiany rozliczeń, ale zmiana  i indywidualne rozliczenie zawsze odbywa się w konsultacji z twórcami oprogramowania.
Dla placówki raz ustalone zasady rozliczeń mogą być także zmieniane w trakcie roku obliczeniowego.

 
Zobacz

szczegółowy opis rozliczenia czasu (opis w pdf)


Przykładowy koszt zakupu w naszym poglądowym sklepie (ceny poglądowe)